La importancia de contar con un plan de contingencia adecuado
En el año 2016, el Ministerio de Transporte y Comunicaciones mediante R.D. N° 1075-2016-MTC/16 aprobó los “Lineamientos para la elaboración de un Plan de Contingencia para el Transporte Terrestre de Materiales y/o Residuos Peligrosos”, el cual detalla los procedimientos, estructura y criterios que debe seguir un plan de contigencias del sector.
En este artículo no vamos a abordar dicha norma sino la conceptualización que se tiene de un plan de contingencia; no obstante, para los interesados, la norma de libre acceso en la página del MTC en caso se desee conocer más al respecto.
En la actualidad, lamentablemente, el Plan de contingencia suele ser visto más como un documento obligatorio, como un permiso o autorización del MTC para poder realizar el transporte de materiales peligrosos; sin embargo, es mucho más que eso. Un Plan de contingencia es una herramienta de planeación estratégica y operativa, organizada fundamentalmente para: prevenir la ocurrencia de una emergencia ambiental a través de, la aplicación de técnicas y procedimientos de análisis de riesgo; y para ejecutar actividades de mitigación ante la ocurrencia de un daño derivado de la emergencia que se presenta.
Es decir, la primera parte de esta herramienta se encarga de desarrollar las acciones que se deben seguir mientras no ocurra el incidente. La prevención, las acciones a tomar para estar preparados ante una contigencia deben encontrarse dentro de un plan, para ello se establece escenarios hipotéticos sobre los cuales se desarrollan análisis de riesgos y es a partir de los resultados de la evaluación de riesgos que se puede diseñar el plan preventivo, esta etapa es el componente estratégico del plan de contingencia.
La segunda parte del plan, que es la más conocida, desarrolla las acciones que deben seguirse en caso ocurra una emergencia, es decir cubre el supuesto de la existencia real de un incidente, en ella se encontrarán las conocidas acciones de respuesta, esta etapa es el componente operativo del plan de contingencia.
Asimismo, es muy común encontrar que los planes de contingencia son elaborados a partir de plantillas encontrándose planes muy similares unos a otros, cuando lo adecuado es que los planes de contingencia deben ser diseñados a la medida, porque son específicos para cada operación. Estos deben de ser elaborados bajo las condiciones reales de las organizaciones y en la magnitud de la capacidad de respuesta de las mismas, deben de contar con información verídica y expuesta de la forma más simple para que pueda ser revisada y aplicada por los responsables asignados. No todas las organizaciones cuentan con los mismos recursos, con la misma capacitación, con el mismo entrenamiento, etc.
Otro reto muy común es definir hasta donde llega mi plan de contingencia, en qué punto de una emergencia debo dejar de aplicar mi plan de contingencia para dar paso a un subsecuente plan.
¿Cuál debería ser el alcance de un plan de contingencias?
Los planes de contingencia buscan prevenir y mitigar, no buscan compensar, remediar, indemnizar, restaurar o corregir. Por ello su alcance y su contenido debe enfocarse en como prevenir una emergencia y como mitigarlo en caso ocurra, las acciones de remediación ambiental que pudiesen venir posterior a la activación del plan de contingencia, no forman parte de este, sino de un plan de remediación ambiental. Por lo general, si se realizó una adecuada contención de una emergencia, los impactos ambientales suelen ser menores y en consecuencia el plan de remediación ambiental es más simple. Por otro lado, cuando la activación de un plan de contingencia no se da de forma oportuna y se ejecuta inadecuadamente, los impactos ambientales producidos por la emergencia son mayores y las actividades de remediación se tornan más complejas, esto se traduce en mayores conflictos socioambientales, mayores costos operativos, entre otros.
Otro aspecto crucial que se debe discutir cuando se elabora un plan de contigencia es que, la pregunta que se debe abordar no es ¿qué hacer si es que ocurre una emergencia?, sino ¿qué hacer cuando suceda una emergencia?, la modificación de la pregunta tiene una implicancia en el desarrollo del plan como tal, la primera ve a la emergencia como una probabilidad de que un evento pueda no ocurrir, la segunda acepta que la emergencia ocurrirá sí o sí pero se desconoce cuándo, entonces el plan se elabora bajo un enfoque que permite aumentar la sensibilización de los participantes.
Entonces, ¿cómo es que se elabora un adecuado plan de contingencia?. Además de seguir los lineamientos nacionales brindados por las autoridades compentes, en primer lugar, se requiere recopilar información, mientras más información se tenga disponible, mejor será el análisis de riesgos que se realice. Ilustremos lo anterior con un ejemplo:
Una empresa de transporte realiza diariamente el traslado de combustibles líquidos a través de una ruta de 500 km, si esta empresa contase con un mapa de sensibilidad podría conocer dónde se encuentran ubicados los ecosistemas frágiles, o localidades sensibles (como puertos de pesca, captaciones de agua con fines de potabilización, entre otros) y así, identificar zonas donde las consecuencias de un derrame son extremadamente graves y con ello, definir un plan operaciones de respuesta en caso el derrame ocurra en esas zonas, también podría diseñar un programa preventivo de reducción de maniobras temerarias, o reducción de velocidad, en tramos de la ruta cercanos a estas ubicaciones sensibles.
Para ello, se requiere información, el desconocer información hace que los análisis de riesgos sean más simples y por lo tanto también lo son los planes de respuesta. Por ello es que no es hasta que ocurre el derrame y la afectación cuando se identifica que en la ruta habían recursos ecológicos, industriales o turísticos sensibles.
Con la información se deben establecer prioridades de protección, niveles de emergencia, plantear escenarios y opciones, es decir, desarrollar la estrategia. Luego, para el plan operacional, se debe identificar la cadena de organización, el equipo que formará parte de las acciones de respuesta, cómo se realizará la movilización a las zonas. Finalizada la elaboración del plan de contingencia, este debe evaluarse. Cuando no se evalua ni ensaya, un plan no termina por de funcionar. Los simulacros y entrenamientos son cruciales para que un plan de contingencia funcione.
Se dice también que el plan de contingencia tiene un componente informático, que es el que está conformado por la documentación, los inventarios de equipamiento y material de respuesta, los directorios de proveedores, contratistas, entidades; que en efecto también deben de tenerse a la mano para asegurar la oportuna comunicación durante la respuesta ante una emergencia. Debido a los niveles de respuesta requeridos según la magnitud de la emergencia, las organizaciones cuentan con directorios de autoridades, y proveedores especializados y calificados para la atención de emergencias, sobretodo en aquellas emergencias que escapan de su capacidad de primera respuesta, contar con los números de contacto actualizados y disponibles permiten ganar tiempo valioso cuando se requiere de un nivel mayor de atención.
En ese sentido, los contactos de emergencia de OGREEN, empresa especializada en la atención de emergencias ambientales, se encuentran en los directorios de distintas compañías del sector transporte, hidrocarburos e industrial para atender las 24 horas del día y 7 días a la semana y así, brindar una oportuna respuesta ante la ocurrencia de una emergencia ambiental.
Cerramos este artículo invitando a nuestros lectores a tomar conciencia sobre la importancia de contar con un plan de contingencias adecuado, más allá de la obligatoriedad ante los ministerios, y si ya tienen su plan aprobado, pónganlo a prueba, evaluénlo. En caso requieran orientación sobre como desarrollar simulacros o entrenamientos de aplicación de su plan de contingencia, contáctenos y nuestros especialistas se estarán comunicando con ustedes para brindarles la asesoría requerida.
